Tata Cara Terbaru Dalam Pengesahan Badan Hukum, Persetujuan Perubahan Anggaran Dasar, Penyampaian Pemberitahuan Perubahan Anggaran Dasar dan Perubahan Data Perseroan

Tata Cara Terbaru

Pada 26 Maret 2014, Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia (“Menkumham”) menerbitkan Peraturan Menkumham No. 4 Tahun 2014 tentang Tata Cara Pengesahan Badan Hukum dan Persetujuan Perubahan Anggaran Dasar serta Penyampaian Pemberitahuan Perubahan Anggaran Dasar dan Perubahan Data Perseroan (“Permenkumham No. 4/2014”). Secara prinsip, Permenkumham No. 4/2014 mengatur tata cara terbaru untuk meningkatkan pelayanan dan dan mempercepat proses pengesahan badan hukum, persetujuan perubahan anggaran dasar, penyampaian pemberitahuan perubahan anggaran dasar, dan perubahan data perseroan terbatas (“Perseroan”) melalui media elektronik.

Permenkumham No. 4/2014 mengatur tata cara yang cenderung lebih efektif bila dibandingkan dengan tata cara sebelumnya, sebagaimana diatur dalam Peraturan Menkumham No. M.HH-01.AH.01.01 Tahun 2011 tentang Tata Cara Pengesahan Badan Hukum dan Persetujuan Perubahan Anggaran Dasar serta Penyampaian Pemberitahuan Perubahan Anggaran Dasar dan Perubahan Data Perseroan (“Permenkumham No. 01/2011”).

Pada dasarnya, Permenkumham No. 4/2014 mengatur bahwa persetujuan maupun penolakan oleh Menkumham disampaikan secara elektronik kepada pemohon. Untuk itu, notaris dapat mencetak sendiri keputusan dari Menkumham tersebut. Dalam hal pemohon berkewajiban untuk menyampaikan dokumen pendukung dalam mengajukan suatu permohonan, maka si pemohon diwajibkan untuk menyampaikan surat pernyataan secara elektronik yang menyatakan bahwa dokumen pendukung telah lengkap. Namun demikian, dokumen-dokumen pendukung tersebut dalam bentuk fisik akan disimpan oleh notaris. Hal ini berbeda dengan Permenkumham No. 01/2011, yang mewajibkan pemohon untuk menyampaikan secara fisik surat permohonan yang dilampiri dengan dokumen pendukung.

Permohonan Melalui Media Elektronik

Secara substansi, proses dan permohonan pengesahan badan hukum, persetujuan perubahan anggaran dasar, penyampaian pemberitahuan perubahan anggaran dasar, dan perubahan data Perseroan sebagaimana yang diatur dalam Permenkumham No. 4/2014 adalah sama. Permohonan-permohonan tersebut diajukan melalui sistem administrasi badan hukum (“SABH”). SABH adalah pelayanan jasa teknologi Perseroan secara elektronik yang diselenggarakan oleh Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum. Sedangkan, yang dimaksud sebagai pemohon adalah pendiri secara bersama-sama atau direksi Perseroan  dalam hal Perseroan telah memperoleh status badan hukum, atau likuidator Perseroan apabila Perseroan telah bubar (“Pemohon”).

Untuk permohonan pengesahan badan hukum didahului dengan pengajuan nama Perseroan kepada Menkumham. Persetujuan maupun penolakan pengajuan nama tersebut akan diberikan kepada Pemohon secara elektronik. Permohonan pengesahan badan hukum wajib diajukan secara elektronik kepada Menkumham paling lambat 60 (enam puluh) hari sejak tanggal penandatanganan akta pendirian. Permohonan tersebut dilakukan dengan mengisi format pendirian Perseroan. Pemohon berkewajiban untuk membayar biaya permohonan pengesahan badan hukum melalui bank persepsi sesuai dengan ketentuan perundang-undangan. Selain itu, Pemohon juga wajib untuk menyampaikan surat pernyataan secara elektronik yang menyatakan bahwa format pendirian Perseroan dan dokumen pendukung telah sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Sedangkan, dokumen pendukung terkait dengan permohonan pendirian Perseroan akan disimpan oleh notaris.

Keputusan Menkumham mengenai pengesahan badan hukum diterbitkan paling lambat 14 (empat belas) hari sejak tanggal pernyataan tidak berkeberatan dari Menkumham. Keputusan Menkumham tersebut disampaikan secara elektronik kepada Pemohon dan dapat langsung dicetak oleh notaris dengan dibubuhi cap jabatan oleh notaris. Selain itu, surat keputusan Menkumham tersebut juga harus memuat frasa yang menyatakan “Keputusan Menteri ini dicetak dari SABH”.

Adapun tata cara (i) pembayaran biaya permohonan, (ii) penyampaian surat pernyataan Pemohon, (iii) pernyataan tidak terdapatnya keberatan dari Menkumham setelah dilengkapinya format pengisian data permohonan melalui SABH, (iv) jangka waktu penerbitan keputusan Menkumham, (v) penyampaian keputusan Menkumham, (vi) penyimpanan dokumen pendukung oleh notaris, serta (vii) pencetakan keputusan Menkumham oleh notaris, secara mutatis mutandis berlaku dalam permohonan persetujuan perubahan anggaran dasar, pemberitahuan perubahan anggaran, dan pemberitahuan perubahan data Perseroan. Adapun yang berbeda dari permohonan tersebut adalah terletak pada jenis masing-masing dokumen pendukung.

Permohonan Secara Non-Elektronik

Dalam hal permohonan pengesahan badan hukum, permohonan perubahan anggaran dasar, atau permohonan perubahan data Perseroan tidak dapat diajukan secara elektronik dengan alasan (i) tempat kedudukan notaris belum tersedia jaringan internet; atau (ii) SABH tidak berfungsi sebagaimana mestinya berdasarkan pengumuman resmi oleh Menkumham, maka Pemohon dapat mengajukan permohonan secara manual. Permohonan secara manual tersebut dilakukan dengan menyampaikan permohonan secara tertulis dengan melampirkan dokumen pendukung. Selain itu, permohonan secara manual juga perlu beserta surat keterangan dari kepala kantor telekomunikasi setempat yang menyatakan bahwa tempat kedudukan notaris tersebut belum terjangkau fasilitas internet.

Dengan berlakunya Permenkumham No. 4/2014 maka Permenkumham No. 01/2011 dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

Semoga bermanfaat, terima kasih
Your Sincerely.